Software slim voor je laten werken

Retail is een snelle business. Ondernemers moeten continu ‘in control’ zijn en snel kunnen bijsturen. Toch gebeurt dat volgens John Schrijvers en Gerard den Teuling van Rsult-IT in de praktijk nog veel te weinig. “Door het digitaal stroomlijnen van de financiële processen wordt meer inzicht verkregen in de business en kan snel op ontwikkelingen worden ingespeeld.” Beide heren vertellen ons graag hoe je software slim voor je kan laten werken. Rsult is een IT dienstverlener met roots in de financiële wereld. Gerard den Teuling: “Het beter stroomlijnen van de financiële processen bij een (r)e-tailer begint met de vraagstelling ‘welke managementinformatie heb ik nodig?’ Aan de hand van de processen bij de klant selecteren wij de passende software. We hebben daarbij niet de verplichting bij één leverancier. Zo kan bijvoorbeeld klant A beter uit de voeten met Exact Online en is klant B beter af met de software van Twinfield. En op die manier doorlopen we alle processen bij de klant en nemen we alle vraagstukken – ook als het gaat om payment, voorraadposities, facturatie, debiteurenbeheer, et cetera – onafhankelijk onder de loep.”

Real-time inzicht

John Schrijvers merkt in de praktijk dat veel (r)e-tailers vaak met verouderde software werken. “Denk aan programma’s als standalone boekhoudpakketten, waarbij informatie handmatig overgenomen moet worden in weer een andere softwareomgeving. Zo ben je in feite nooit echt up to date, om nog te zwijgen over de grotere kans op fouten. Wij streven naar dagelijks inzicht in de administratie. Als je kort op de cijfers zit, kun je op tijd besturen. Per kwartaal bijsturen, zoals in de regel gebeurt, kan je misschien een goed gevoel bezorgen, maar je loopt dan hopeloos achter de feiten aan. Retail is zoals gezegd een snelle business; je moet continu ‘in control’ zijn en het overzicht hebben. Zeker in een omni-channel omgeving met een e-commerce omgeving en één of meerdere fysieke vestigingen. Je kunt dan niet meer sturen op gevoel of op ‘oude’ cijfers, maar zal digitale middelen moeten inzetten om snel inzicht te verkrijgen. Zo kun je zonder enige vertraging vestigingen met elkaar vergelijken en direct de impact zien van stappen die je neemt.”

Spil tussen ondernemer en accountant

Het stroomlijnen en digitaliseren van alle financiële processen over alle kanalen heen in een omni-channel omgeving was tot voor enkele jaren geleden nog een kostbaar traject, weet Gerard den Teuling. “Met de huidige stand der techniek en beschikbare softwarepakketten is het relatief eenvoudig om implementaties te doen. Voor ons is het bijna routine geworden. Als alle financiële processen digitaal beschikbaar zijn, kan tevens een efficiëntie worden behaald bij de accountant; ook hij kan veel efficiënter zijn werk doen en sneller schakelen in plaats van een jaar achteraf. Rsult-IT is daarbij de spil tussen de ondernemer en de accountant. We stellen de (r)e-tailer de juiste softwarepakketten beschikbaar, al dan niet van verschillende leveranciers, maken de koppelingen en verzorgen het complete implementatietraject. Daarbij blijven wij het aanspreekpunt voor de klant. We werken met een abonnementsformule – afhankelijk van de gebruikte applicaties – en eenmalige implementatiekosten. Ook bij storingen en vragen aan software kan de (r)e-tailer bij ons terecht, want één aanspreekpunt voor het totale proces wordt door ondernemers gewaardeerd.” Rsult-IT legt linkjes tussen de verschillende financiële stromen in een bedrijf en stelt de informatie beschikbaar in een managementdashboard. “De (r)e-tailer heeft op elk moment van de dag op elk device inzicht in zijn cijfers. Inloggen in een boekhoudpakket is al bijna niet meer nodig. Via de applicatie weet hij altijd hoe zijn business ervoor staat en waar eventueel bijgestuurd moet worden. Laat de software dus slim voor je werken,” zegt John Schrijvers tot besluit. Dit stuk verscheen eerder in OnlineRetailer Nederland – juni 2016